روزمرگی

فاکتور آنلاین رایگان یک سند مهم برای همه کسب‌ و کارهاست. این سند به شما این امکان را می‌دهد تا با مشتریان در مورد محصولات یا خدماتی که به آن‌ها ارائه کرده ‌و وجهی که در ازای آن دریافت کرده‌اید ارتباط برقرار کنید.

سهولت استفاده برای صاحبان کسب‌وکار

پر کردن تمام آن فاکتورها به صورت دستی در پایان ماه، کاری پرخطا، وقت‌گیر و استرس‌آور است. با فاکتور فروش آنلاین تمام کارهای دستی خسته‌کننده و زمان‌بر به‌طور خودکار برای‌ تان انجام می‌شود. شما به سادگی اطلاعات تماس مشتری را یک بار وارد می‌کنید و پس از آن، اطلاعات به صورت کاملا خودکار تنها با کلیک یک دکمه در فاکتور جای می‌گیرند.

سهولت استفاده برای مشتریان

همان‌طور که شما به شیوه سنتی باید فاکتورهای زیادی ارسال کنید، احتمالا مشتریان شما هم روزانه چندین فاکتور دریافت می‌کنند.

با استفاده از فاکتور فروش آنلاین می‌توانید به کم کردن آشفتگی و شلوغی میز مشتریان خود کمک کنید. مشتریان هم سریع‌تر می‌توانند به فاکتورهای شما دسترسی داشته باشند و این یعنی پرداخت زودتر!

هرچقدر بتوانید روش پرداخت را برای مشتریان‌تان آسان‌تر کنید، راحت‌تر پول خود را دریافت خواهید کرد.

ارسال سریع فاکتورها

برای ارسال فاکتورهای دستی، مشتریان شما باید روزها یا ساعت‌ها منتظر پیک بمانند تا صورت‌حساب به دست‌شان برسد. فاکتور آنلاین به شما این امکان را می‌دهد تا بدون توجه به زمان یا روز هفته، آن‌ها را در لحظه ارسال کنید.

دیگر نیازی به انتظار تا پایان ماه برای پردازش فاکتورها نیست. به این ترتیب می‌توانید به محض اتمام کار، فاکتور را ارسال و مبلغ آن را دریافت کنید.

گم نشدن فاکتورها

هنگامی که فاکتورها را از طریق پست یا پیک ارسال می‌کنید، همیشه این خطر وجود دارد که فاکتورهای شما گم شوند. اگر یکی از آن‌ها گم شود، محاسبات مالی و حساب‌های شما به هم می‌ریزد و دسترسی به مشتری هم دشوار می‌شود.

حتی اگر فاکتورهای شما از طریق پست به مشتریان شما برسد، همچنان این احتمال وجود دارد که آن‌ها فاکتورها را گم یا فراموش کنند. فاکتور فروش آنلاین هم مشکلات احتمالی را برطرف می‌کند و هم یک کپی از فاکتورهای شما برای ارجاعات بعدی می‌گیرد.

قابلیت‌های ردیابی پیشرفته

این مزیت در ادامه مزیت قبلی است. با قابلیت‌های ردیابی آنلاین، می‌توانید از دریافت فاکتورها توسط مشتریان مطلع شوید.

با این روش هیچ بهانه‌ای برای پرداخت نکردن پول توسط مشتریان وجود نخواهد داشت، زیرا زمان ارسال فاکتورها ثبت شده و شما و مشتری همزمان به آن دسترسی دارید. برخلاف فاکتور دستی، با این روش نیازی نیست که منتظر خبر دادن مشتری برای دریافت فاکتور بمانید.

منبع:

https://payping.ir/blog/%D9%81%D8%A7%DA%A9%D8%AA%D9%88%D8%B1-%D8%A2%D9%86%D9%84%D8%A7%DB%8C%D9%86-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D9%88-%DA%86%D9%87-%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D8%A8%D8%B1%D8%AF%DB%8C-%D8%AF%D8%A7%D8%B1%D8%AF%D8%9F/

ایجاد تقویم محتوایی راهکاری برای ثبت و ضبط جزئیات بازاریابی محتوایی است که به وسیله آن می‌توانید اطلاعات مختلف را به صورت دسته‌بندی شده و مرتب نگهداری کنید. چند مورد از کاربردهای مهم تقویم محتوایی در شبکه‌های اجتماعی و وبلاگ عبارت هستند از:

به‌روزرسانی ساده استراتژی‌های محتوایی

تقویم محتوا دید وسیعی از استراتژی‌های کلی بازاریابی ارائه می‌کند. با کمک آن می‌توانید موضوعات ارسالی روی وبلاگ، رسانه‌های اجتماعی متنوع و محتوای ایمیل مارکتینگ و کمپین‌ها را مدیریت و در صورت نیاز به‌روزرسانی کنید.

پر کردن شکاف‌های محتوایی

با یک نگاه در تقویم محتوایی متوجه می‌شوید که بیشترین تمرکز محتوایی کسب‌وکارتان در چه بخش‌هایی است. ممکن است یک موضوع یا زمینه خاص محتوایی را نادیده گرفته باشید. با بررسی تقویم محتوایی می‌توانید شکاف‌های بازاریابی محتوایی خود را پیدا کرده و از فرصت‌های محتوایی جدید برای رقابت بهره‌مند شوید.

حفظ ثبات و سازگاری محتوایی

اگر می‌خواهید توجه مخاطبین را جلب کرده و آن‌ها را به بازدیدکنندگان یا مشتریانی وفادار تبدیل کنید باید ثبات و سازگاری را در تولید محتوا خود حفظ کنید. تقویم محتوایی تکنیک خوبی برای ایجاد ثبات و سازگاری محتوایی است. همینطور بررسی تنوع محتوایی در رسانه‌های اجتماعی و وبلاگ‌ تان را برای شما آسان می‌کند. در حالی که تولید محتوای نامنظم می‌تواند شما را از اهداف بازاریابی دور می‌کند.

در ارتباط نگهداشتن مخاطبین

زمانی که با ایده‌های محتوایی جدید روبرو می‌شوید ممکن است برای انتشار آن عجله کنید. شاید این شیوه در کوتاه مدت جواب بدهد. ولی در طولانی مدت باید محتواهایی برنامه‌ریزی شده را منتشر کنید. چون ممکن است قبلا درباره‌ی این ایده محتوایی در رسانه‌هایتان صحبت کرده باشید، بدون اینکه خودتان به خاطر بیاورید. تقویم محتوایی از بروز چنین تکرارها و اشتباهاتی جلوگیری می‌کند و باعث می‌شود تا مخاطب همیشه محتوایی بکر و تازه از شما مشاهده کند که در افزایش ارتباط و تعاملش اثرگذار است. همینطور راحت‌تر می‌توانید عملکرد خودتان را در رسانه‌های مختلف بررسی و بازبینی کنید.

منبع:

https://www.yektanet.com/blog/9733/%D8%AA%D9%82%D9%88%DB%8C%D9%85-%D9%85%D8%AD%D8%AA%D9%88%D8%A7%DB%8C%DB%8C/

عوامل موثر بر قانون ارتقا شغلی کارکنان و کارمندان

اگر جزو کارمندان یا مدیران رده پایین تر سازمان هستید و این مقاله را تا اینجا خواندید، و به دنبال ارتقا درجه هستید ادامه این مقاله برای شماست. برای اینکه در زمان کوتاه‌تری در کسب و کار خود پیشرفت کنید و امور را به نحو احسن مدیریت کنید، نکاتی که در ادامه برایتان شرح می‌دهیم را به‌دقت به خاطر بسپارید:

1- کارتان را همیشه درست انجام دهید

شاید کاری که امروز انجام می‌دهیم مرتبط با تحصیلات دانشگاهی ما نباشد! یا حتی با ویژگی‌های شخصیتی و توانایی‌های ما هماهنگی کمی دارد. اینها اهمیت زیادی ندارند!

تنها نکته‌ای که مهم است، انجام درست و اصولی کارهایمان می باشد.

مطمئن باشید سخت کوشی و پشتکار شما علاوه بر این که باعث قدرتمند شدنتان می‌شود، از طرفی همیشه در ذهن کارفرمایتان هم می‌ماند و نتیجه مثبتی برایتان به دنبال دارد و می تواند باعث ارتقای شغلی شما در آینده شود. حتی اگر زمانی به دنبال تغییر شغل بودید اولین سؤالی که رئیس جدیدتان به دنبال یافتن آن خواهد بود همین نکته است.

2- قدرت مشاوره را فراموش نکنید

خیلی از مردم به مشاوره گرفتن از دیگران اهمیتی نمی‌دهند. آنها تمایلی ندارند از کسی کمک بگیرند، درصورتی‌که چنین کاری درست نیست. همیشه یک راهنما و مشاور می‌تواند افق دید جدیدی را در اختیار ما بگذارد. چون خارج از مسائل و محیط ما قرار دارد می‌تواند با نگاهی منتقدانه و بی‌طرف به حل سریع‌تر مشکلات ما کمک کند.

در داخل شرکت یا سازمانتان هم می‌توانید از کسی که نظرات و عقایدش مورد قبول شماست و ازنظر حرفه‌ای برای او احترام قائلید، کمک بخواهید. قطعاً این کمک خواستن نه تنها به ضررتان نیست بلکه منافع زیادی می‌تواند برای شما داشته باشد.

3- مهارت‌های خودتان را افزایش دهید

همان‌طور که همه‌ی ما می‌دانیم در دنیای پیچیده کسب و کار امروز، مهارت داشتن حرف اول را می‌زند.

چه فعالیت‌هایی در کارتان هستند که قادر به انجامشان نیستید؟ چه اموری را اگر یاد می‌گرفتید کارآیی تان بالا می‌رفت؟ در چه حوزه‌هایی نیاز به آموزش دارید؟ حتماً در پاسخ به این سؤالات به یادگیری مهارت‌هایی فکر کرده‌اید که از عوامل موثر بر ارتقا شغلی کارمندان و کارکنان هستند. نیازی نیست وقت و هزینه‌تان را صرف گذراندن دوره‌های آکادمیک و دانشگاهی کنید بلکه اگر دوره‌های کاربردی مرتبط با شغلتان را نیز بگذرانید حتماً نتایج خوبی می‌گیرید.

بهتر است دوره‌هایی را که می‌گذرانید یا حتی مباحثی که خودتان مطالعه می‌کنید را در رزومه کاری‌تان ذکر کنید. این کار نشان‌دهنده‌ی ابتکار و انگیزه بالای شماست. کدام کارفرما این ویژگی‌ها را دوست ندارد؟

4- تمرکز بر رشد خودتان

اغلب مدیران کل به دلیل مشغله‌های زیاد کمتر به‌صورت مستقیم از شما حمایت می‌کنند.

بنابراین بهتر است منتظر تحسین و ستایش دیگران نباشید. خودتان نتایج کارتان را نشان دهید. مثلاً می‌توانید با رئیس خود هماهنگ کنید که در مورد جزئیات کارتان در جلسه صحبت کند و مواردی که مورد نیاز هستند تا موفقیت بیشتری داشته باشید را عنوان کند.

5- شبکه سازی را در نظر داشته باشید

یکی از میانبرها و عوامل موثر بر ارتقا شغلی کارکنان و کارمندان ، شبکه سازی است.

این گزینه شاید مهم‌ترین مسیر ارتقای شغلی کارکنان باشد که برای شما مزایای زیادی دارد. شبکه سازی و برقراری ارتباط با افراد درون و بیرون سازمانتان را یاد بگیرید، زیرا هر ارتباط جدید دری به‌سوی فرصت‌های نو برای شماست. با کسانی که همکارتان هستند، یا در بخش‌هایی فعالیت دارند که موردعلاقه شما هستند، بیشتر گفتگو کنید و از نظراتشان آگاه شوید.

قبل از صحبت با افراد حتماً 4 یا 5 سؤال اساسی را که پاسخشان را می‌خواهید بدانید، در نظر بگیرید.

حتی وقتی درجایی مشغول به‌کارید ارتباط خودتان را با افراد بیرون از سازمان قطع نکنید. کسانی که در حوزه کاریشان به اطلاعات بیشتری نیاز دارید و یا می‌خواهید در آینده با آن‌ها همکاری داشته باشید، را ملاقات کنید و یا گاهی ارتباط تلفنی برقرارکنید.

منبع:

https://modirno.org/consulting/904/%D9%85%DB%8C%D8%A7%D9%86%D8%A8%D8%B1-%D8%A7%D8%B1%D8%AA%D9%82%D8%A7-%D8%B4%D8%BA%D9%84%DB%8C/

با به اوج رسیدن انقلاب دیجیتالی، ارسال فکس کمی قدیمی به نظر می‌رسد و مربوط به گذشته است. اگرچه، یک تکنولوژی قدیمی است ولی برخی از کسب و کارها هنوز از ارسال فکس به عنوان روش اولیه‌ی انتقال سند استفاده می‌کنند. اما جابجایی خسته کننده‌ی دستگاه فکس و سرعت انتقال آرام باعث تمایل کسب و کارها به فکس اینترنتی شد.

با حضور نرم افزار فکس آنلاین ترکیبی از اینترنت و فکس ایجاد شد و ارسال فکس ساده‌ تر شد. با این تکنولوزی جدید، مثل گذشته مجبور نیستید که با دستگاه فکس خود کلنجار بروید و می‌توانید با رایانه یا تلفن همراه هوشمند خود در هر جا و هر زمانی فکس ارسال کنید.

منبع:

https://daftareshoma.com/blog/ways-to-send-online-fax/

۱- ثبت نامه های وارده در نرم افزار دبیرخانه و بایگانی

نرم افزارهای اتوماسیون اداری به عنوان یک همکار هوشمند به سازمان ها و کسب وکارها کمک می کنند تا از مشکلات مدیریت سنتی فاصله گرفته و خود را مطابق الگوها و استانداردهای جهانی کارامد کنند. از جمله مزایای این سیستم برای مدیران و افزایش بهره وری در کسب و کار می توان به موارد زیر اشاره نمود:

مدیریت انجام کارها و کاهش خطاهای انسانی

بارها پیش آمده که شما به عنوان مدیر یک مجموعه و یا صاحب کسب و کار، کارهایی را به افراد مجموعه ی خود سپرده و در زمان پیگیری نتیجه ی کار، با نتیجه ای خلاف انتظار مواجه می شوید. در واقع متوجه می شوید کارمندان مجموعه، وظایف محوله را فراموش و یا در میان انبوه کارها و اسناد اداری شان گم کرده اند! این درحالی است که از طریق سیستم اتوماسیون اداری، می توان درخواست ها و یا وظایف کارمندان را ثبت و به آنها محول نمود. در این صورت از انجام کارهای بی فایده و تکراری جلوگیری شده و کارهای مهم و ضروری انجام می شود. هم چنین برای انجام کارها می توان از طریق یادآور در خصوص زمان و جزییات انجام کار، به نگرانی های ناشی از فراموش شدن کارها پایان داد. ادامه ی این روند به کاهش استرس های کاری و افزایش انگیزه در بین کارمندان منجر خواهد شد.

از دیگر فوایدی که سیستم های خودکارسازی اداری دارند این است که مدیران می توانند به راحتی، با دقت و سرعت بالا، قرارهای ملاقات و برنامه های کاری خود را تنظیم و مدیریت کنند.

افزایش امکان نظارت و پیگیری امور

یکی از مشکلاتی که سازمان ها با آن مواجهند، این است که امکان پیگیری و نظارت بر روند انجام امور، با افزایش حجم کار و بزرگ شدن سازمان و گسترش کسب و کار، به سختی انجام می شود؛ در چنین حالتی افراد باید به صورت مداوم به واحدهای مختلف مراجعه و به صورت حضوری روند کار و وضعیت پروژه ها را پیگیری نمایند. از این رو می توان از طریق خودکارسازی فرایند کسب و کار، به این دغدغه پایان داد و به راحتی و در کمترین زمان ممکن، نحوه ی انجام امور و روند اجرای پروژه ها را پیگیری نمود. اجرای این سیستم، امکان نظارت بر زیرمجموعه های متعدد را فراهم نموده و مدیریت یکپارچه بر آنها را به امری ساده تبدیل می کند.

منبع:

https://akamnet.com/blog/267/

برای نوشتن گزارش به مدیر یا آماده کردن نمونه گزارش عملکرد به مدیر نکات زیر را آویزه‌ی گوشتان کنید:

شفاف بنویسید

گزارش انتقال اخباری کاری است و در تصمیم‌گیری مدیر نقش دارند؛ بنابراین تا جایی که می‌توانید شفاف، کوتاه و صریح بنویسید. گزارش دهی به مدیران در واقع مثل این است که شما چشم مدیر هستید؛ باید وقایع و حوادث را به‌طور عینی و ساده به دست او برسانید تا بتواند بهترین تصمیم را بگیرد. هر کارمند در واقع یکی از چشم‌های مدیر در بخشی از کار شرکت یا سازمان است؛ پیچیده‌نویسی در گزارش مثل این است که روی این چشم عینک دودی تیره بزنید و نگذارید مدیر آنچه را واقعاً هست ببیند.

خلاصه بنویسید

مدیرها هم مثل تمام انسان‌های روی کره‌ی زمین تنها روزشان ۲۴ ساعته است و این حقیقت بعد از مدیر شدن هم هیچ تغییری نمی‌کند. پس وقت گزارش به مدیر حواستان باشد که او باید گزارش‌های زیادی بخواند. تا حد ممکن از حاشیه رفتن دوری کنید؛ کوتاه و ساده بنویسید و از دست مطالب حاشیه‌ای فرار کنید.

نکات مهم را جدا کنید

هرچقدر هم از دست حاشیه‌ها فرار کنید، باز هم بخش‌هایی از گزارش مهم‌تر از بخش‌های دیگرش هستند. بنابراین سعی کنید با جدا کردن یا تاکید چندباره روی این بخش کاری کنید که بین حواشی گم نشوند.

از فونت‌های ساده استفاده کنید

اگرچه زیبایی بصری بدون شک در توجه به گزارش اهمیت دارد، با این‌حال توصیه می‌کنیم از آن طرف بام نیفتید. در گزارش دهی به مدیران سعی کنید تا حد ممکن گزارشتان تمیز و مرتب باشد، حتی می‌توانید از شکل‌ها و نمودارهای رنگی کمک بگیرید، اما تا حد ممکن از فونت‌های ساده استفاده کنید. به‌هرحال ماهیت گزارش خبررسانی است و نباید با انتخاب فونت‌های عجیب مدیر را درگیر چیزی غیر از محتوای گزارش کنید.

ساختار را رعایت کنید

مهم‌ترین اصلی که باید وقت گزارش دهی به مدیران به آن توجه کنید، ساختار است. یک گزارش مبهم می‌تواند مدیر را دچار اشتباه کند و باعث گرفتن تصمیم‌های نادرست شود. پس تا حد ممکن به ساختار گزارش پایبند باشید. یک گزارش حرفه‌ ای مرحله‌به‌مرحله پیش می‌رود، خواننده را گیج نمی‌کند و در عین سادگی، ساختار منسجمی دارد. باید برای خواننده براساس موضوع و نکته‌های اساسی شروع، مسیر و پایان مناسبی ترسیم کنیم.

محتوای گزارش باید کمک‌کننده باشد

در کل گزارش شما باید گامی در راستای بهبود بردارد؛ مدیر سازمان باید بعد از مطالعه‌ی گزارش شما بتواند بدون تردید و ابهام در مورد موضوع صحبت کند و تصمیم بگیرد. یک اشتباه در محتوا می‌تواند منجر به تصمیم‌های نادرست و متضرر شدن کل سازمان شود، چون ما نمی‌توانیم یکی از اعضای بدن را دربیاوریم و از بقیه بخواهیم مثل ساعت به کارشان ادامه دهند.

برای خودتان گزارش ننویسید

وقت گزارش دهی به مدیران حواستان باشد برای خودتان گزارش نمی‌نویسید! یعنی به هر حال مدیر در جریان تمام جزئیات موضوع مدنظر شما نیست، بنابراین نباید از توضیح بخش‌هایی که برای خودتان روشن است خودداری کنید. گزارش شما باید به‌طور مستقل بتواند اطلاعات کاملی از یک موضوع به مدیر منتقل کند.

منبع:

https://taskulu.com/fa/blog/%D8%AA%D8%B1%D9%81%D9%86%D8%AF%D9%87%D8%A7%DB%8C%DB%8C-%D8%B7%D9%84%D8%A7%DB%8C%DB%8C-%D8%A8%D8%B1%D8%A7%DB%8C-%DA%AF%D8%B2%D8%A7%D8%B1%D8%B4-%D8%AF%D9%87%DB%8C-%D8%A8%D9%87-%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%D8%A7%D9%86

تنزیل چک و سفته یعنی نقد کردن چک و سفته زود تر از زمان مقرر.

شرکت ها در صورت نیاز داشتن به وجوه نقد و یا برای افزایش نقدینگی خود چک و سفته های مدت دار خود را قبل از وصول شدن با قیمتی کمتر در بازار به فروش می رسانند و به این عمل در حسابداری تنزیل چک و سفته گفته میشود.

ثبت ها و انجام حسابداری تنزیل چک و سفته کاری تخصصی است که شرکت حسابداری / موسسه حسابداری میتواند تمام خدمات حسابداری اشخاص حقیقی و حقوقی ارائه نماید.

امور حسابداری تنزیل چک و سفته بسیار مهم است که کارشناسان شرکت حسابداری / موسسه حسابداری باید شرایط تنزیل ر در نظر قرار داده و بسیار مهم است که مسئولیت پاس نشدن و یا وصول نشدن چک و سفته بر عهده ی شخص فروشنده است و یا شخص خریدار.

اگر مسئولیت پاس نشدن و یا برگشت خوردن چک ها برعهده ی شخص فروشنده باشد کارشناسان شرکت حسابداری / موسسه حسابداری باید حساب تعهدات و یا حساب اسناد دریافتنی تنزیل شده شرکت را با توجه به تعهد داده شده در گیر کرده و بدهی های احتمالی شرکت در یادداشت های توضیحی همراه افشاء کنند.

و درصورتی که فروشنده ی چک و یا سفته هیچ گونه تعهدی نسب به پاس و یا وصول شدن چک نداشته باشد حساب مربوطه بسته شده و فقط کارشناسان متخصص شرکت حسابداری / موسسه حسابداری باید باتوجه به مابه التفاوت ملبغ چک و یا سفته و مبلغ دریافتی بابت فروش چک و یا سفته ی مد نظر قبل از تاریخ وصول حساب تخفیفات شناسایی کنند .

منبع:

https://tehcp.com/%D8%AA%D9%86%D8%B2%DB%8C%D9%84-%DA%86%DA%A9-%D9%88-%D8%B3%D9%81%D8%AA%D9%87-%D8%AF%D8%B1-%D8%AD%D8%B3%D8%A7%D8%A8%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8

چارت سازمانی می ‏تواند به عنوان یک ابزار مدیریتی مورد استفاده قرار گیرد و چون به دید بصری افراد در بهتر دیدن سازمان کمک شایانی می‏‏کند، بسیار ارزشمند است.

تدوین چارت سازمانی :

• مسئولیت اصلی تدوین ساختار سازمانی و تعیین اختیارات شغل ‏ها بر عهده مدیریت ارشد(مدیر‏عامل، هیئت‏ مدیره) است.
• ترسیم نمودار سازمانی یکی از الزامات بخش منابع انسانی هر سازمان است.
• طرح اولیه چارت سازمانی توسط مدیر منابع انسانی یا مشاور مستند‏سازی فرایند‏ها اجرا می‏شود.

منبع:

https://blog.finto.ir/3058/%DA%86%D8%A7%D8%B1%D8%AA-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86%DB%8C-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D9%88-%DA%86%DA%AF%D9%88%D9%86%D9%87-%D8%AA%D9%87%DB%8C%D9%87-%D9%85%DB%8C-%D8%B4%D9%88%D8%A

آرشیو چیست؟