روزمرگی

رئیس جلسه

رئیس جلسه وظیفه دارد ضمن هدایت و رهبری جلسه، میزان وقت اعضای جلسه را تعیین کند تا امکان هم‌فکری و مشورت میسر گردد و همچنین جلسه از مسیر اصلی منحرف نشود. در برخی جلسات که تصمیم­‌ها بر اساس نظرسنجی اتخاذ می­‌شود؛ رئیس جلسه مانند سایر اعضا دارای یک حق رای است، ولی به موجب برخی مقررات و قوانین، هنگامی که آراء موافق و مخالف مساوی باشد، ملاک تصمیم­‌گیری در تصویب یا عدم تصویب، وجود رأی رئیس در هر یک از طرفین موافق و مخالف خواهد بود.

دعوت به جلسه

دبیر جلسه برای دعوت از اعضای جلسه اقدام به تکمیل «فرم دعوت به جلسه» (با استفاده از اتوماسیون داخلی، فرم کاغذی، گوگل کلندر و...) می‌­نماید. موارد مندرج در این فرم باید به دقت تکمیل شده تا برای مدعوین کمترین سئوال یا ابهامی را بوجود آورد. توصیه می­‌شود که فرم دعوتنامه به صورت الکترونیکی به اطلاع مدعوین برسد.
همچنین شایسته است تا دبیر نسبت به یادآوری جلسه و اطمینان از دریافت دعوتنامه توسط مدعوین اقدام نماید.

مقررات جلسه

جلسات به طور کلی دارای مقررات عمومی بوده که بنا به نوع جلسه می­‌تواند قوانین خاص به خود را داشته باشد.

منبع:

https://hammura.com/news.cfm?id=161

ردیابی امور :
از دیگر مزیت هایی که در اتوماسیون اداری وجود دارد این است که شما تمامی کارها را می توانید پیگیری کنید و مراحل کاری سازمان را به درستی انجام دهید. اینکه مراحل کاری سازمان ها به درستی انجام شود اهمیت بسیاری دارد و باید سازمان ها با نصب یک سیستم الکتریکی به درستی کارها را انجام دهند.

معایب نرم افزار اتوماسیون اداری :
هر نوع اتوماسیون اداری در کنار مزیت های بسیار زیادی که دارد و برای رسیدن به بهبود و توسعه اهداف سازمانی از آن استفاده می شود، امکان دارد که دارای معایبی هم نیز باشد. معایبی مانند پیچیدگی و سختی کار کردن با سیستم و یا نادیده گرفتن روابط اجتماعی از جمله مهمترین آنها می باشد. البته پیش از اینکه معایب نرم افزار اتوماسیون اداری را بیان کنیم باید بدانید این معایب با کمی تحقیق و آگاهی در مورد آن به طور کلی از بین می رود. برخی از مهمترین معایبی که در سیستم های اتوماسیون وجود دارد عبارت می باشد از :

در محیط انسانی و یا همان محیط کاری امکان دارد که تغییراتی ایجاد شود و این تغییرات در سیستم های سنتی وجود ندارد.
برخی از کاربران امکان دارد بعد از اینکه سیستم اتوماسیون اداری را خریداری کردند به راحتی نتوانند با آن کار کنند و پیچیدگی های زیادی را درون آن مشاهده نمایند. آنها می توانند مطالعه بیشتری در مورد این سیستم داشته باشند تا به راحتی بتوانند با سیستم کار کنند.
امکان دارد در کار کردن با رایانه و سیستم های الکتریکی دچار مشکلات جسمی شوند که البته اگر نحوه نشستن آنها روی صندلی استاندارد باشد مشکلی برای آنها به وجود نمی آید.
برخی از کارکنانی که نمی توانند با سیستم های الکتریکی کار کنند امکان دارد مشکلات خود را که در کار برایشان به وجود می آید را به اتوماسیون اداری نسبت دهند.
برخی از روابط انسانی و اجتماعی امکان دارد نادیده گرفته شود چرا که فعالیت های اداری به طور کلی مکانیزه می شود. با اینکه سیستم های اداری به صورت الکتریکی در بسیاری از سازمان ها به کار می رود هنوز هم بسیاری از سازمان ها به رابطه اجتماعی خود اهمیت می دهند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%db%b1%db%b0-%d9%88%db%8c%da%98%da%af%db%8c-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b

هر نهاد یا سازمانی به واسطه وجود اهداف سازمانی پا به عرصه وجود می‌گذارد. در واقع نه فقط برای تشکیلات بزرگ که برای انجام کارهایی به ظاهر پیش‌پا‌افتاده هم هدف از آن کار، مطرح و مهم است. هدف است که به یک فعالیت معنا می‌بخشد و فعالیت‌های افراد سازمان را توجیه می‌کند. تعیین هدف باعث می‌شود تا علاوه‌بر مشخص‌شدن ماهیت کسب و کار، شرح وظایف کارمندان در راستای دستیابی به هدف هم تعیین شود و رونق بیشتری در کسب و کار شاهد باشیم. همچنین علاوه‌بر کارمندان، مشتریان نیز از سازمان رضایت بیشتری خواهند داشت.

هیچ کسب و کاری در انزوا به موفقیت نخواهد رسید. هر کسب‌وکاری پیش از هرچیزی باید با تعیین هدف‌هایی که باری از روی دوش جامعه بر می‌دارد، استراتژی‌هایی را ترتیب دهد که تمامی افراد اعم از کارمندان، سرمایه‌گذاران و مشتریان از هدف سازمان سود ببرند. در این حالت است که کسب و کار مورد نظر در درازمدت موفق خواهد بود.

بنابراین امروزه همانند گذشته تنها بحث افزایش ارزش سهام شرکت مطرح نیست، بلکه سازمان‌ها برای اهداف بزرگ‌تری همچون ایجاد ارتباطات عمیق‌تر با مشتریان، انجام همکاری‌های بیشتر با دیگر سازمان‌های مشابه، جذب و حفظ استعدادها و ایجاد تاثیرات عمیق‌تر تلاش می‌کنند. طبق تحقیقات صورت گرفته، شرکت‌های هدف‌گرا در راستای توسعه کارمندان موفقیت‌های بیشتری کسب می‌کنند و نیروی انسانی وفادارتری دارند.

منبع:

https://nanowatch.org/blog/organizational-goal/